구글 캘린더 활용도 높여줄 사소한 팁 5종

과거에는 일정관리를 하기 위해 다이어리를 많이 활용했지만. 디지털 시대인 요즘 크고 무거운 다이어리를 쓰는 이는 점차 줄고, 대신 온라인 일정관리 서비스를 많이 쓰고 있다. 특히 스마트 기기의 보급으로 PC와 모바일을 오가며 편리하게 일정관리를 할 수 있는 시대가 되었다. 

다양한 일정관리 서비스가 있지만, 그 중 많이 쓰는 것이 바로 ‘구글 캘린더’다. 구글 캘린더는 아이폰, 안드로이드폰, 블랙베리, 윈도우폰, 태블릿 등 다양한 모바일 기기에서 쓸 수 있을 뿐만 아니라 PC의 웹브라우저와 클라이언트에서도 사용할 수 있으며, 실시간으로 동기화가 되어 언제 어디서나 기기에 상관없이 편리하게 일정을 관리할 수 있게 해준다. 

이번 시간에는 구글 캘린더 활용도를 높여줄 사소한 팁을 5개 소개할까 한다. 

▶ 구글 캘린더를 쓴다면 크롬 앱은 기본

웹브라우저로 크롬을 쓴다면, 구글 캘린더 앱을 설치하자. 크롬에서 새탭을 열고 앱을 통해 빠르게 구글 캘린더로 접속할 수 있을 뿐만 아니라 오프라인 기능을 쓸 수 있다. 구글 캘린더에 저장된 일정을 PC로 내려받아, 인터넷이 되지 않더라도 일정을 확인할 수 있다. 

구글 캘린더 크롬 앱 내려받기 : http://dapy.in/HUiCvL

▶ 오늘의 일정 아침에 메일로 미리 확인하자~

회의, 고객사 만남 등 빽빽한 하루 일정. 아침 출근길에 일목요연하게 확인할 수 있다면, 그날 하루 시간 관리를 어떻게 할 것인지 대강 구상할 수 있을 것이다. 

구글 캘린더는 다행히 그날의 어젠다(agenda)를 새벽 5시에 메일로 받아볼 수 있는 기능을 제공하고 있다. 설정 > 캘린더(calendars)에 들어가면 내가 사용하는 개별 캘린더 목록이 나온다. 원하는 캘린더에서 알림 항목을 클릭하면, 다양한 알림 수신방법이 나오는데 마지막에 ‘하루 일정’ 항목을 체크하면 이후부터 메일을 받을 수 있다. 

▶ 캘린더 공유를 적극 활용하라

구글 캘린더는 여러 개의 캘린더를 생성할 수 있다. 개인적인 캘린더, 업무와 관련 된 캘린더 등 사용 목적에 따라 분리해서 일정을 관리하면 더 효율적이다. 그리고 이 캘린더는 다른 이와 공유가 된다. 

같은 팀원끼리 업무 스케줄이 기록된 캘린더를 공유한다면, 회의 시간을 잡을 때 일일이 물어볼 필요 없이 구글 캘린더에서 팀원의 일정을 보고 시간을 쉽게 조율할 수 있다. 동호회 일정, 가족 생일 등 다양하게 활용할 수 있다. 

캘린더 공유는 설정 > 캘린더에 들어가면 개별 캘린더에 ‘이 캘린더 공유하기’ 메뉴를 볼 수 있다. 여기서 설정하면 된다. 누구나 추가할 수 있는 완전 공개로 설정할 수 있으며, 이메일 주소를 통해 공유할 사람을 직접 추가할 수도 있다. 

▶ 국내 기념일 간편하게 추가하기

구글 캘린더는 글로벌 서비스다. 그 때문에 국내 기념일이 기본적으로 표기되지 않는다. 일정관리에 국내 기념일이 표기되지 않는다면 무척 불편할 수 밖에 없다. 

해결 방법은 간단하다. 설정 > 캘린더 항목에 보면 내 캘린더 밑에 ‘기타 캘린더’ 항목이 있다. 거기서 우측 편을 보면 ‘재미있는 캘린더 검색’ 메뉴를 볼 수 있는데, 이곳을 클릭하면 다양한 캘린더가 제공된다. 기념일 탭에는 다양한 국가의 기념일 캘린더가 나오는데, 여기서 대한민국 기념일을 찾아 구독을 해주면 된다. 이후부터는 구글 캘린더에서 국내 기념일을 볼 수 있다. 

▶ 할 일도 함께 관리하자

과거 구글 캘린더에 할 일 관리 기능이 없었던 시절이 있었다. 그래서 많은 사용자가 외부 서비스를 활용해야만 했지만, 다행히 구글은 캘린더에 할 일을 관리할 수 있는 기능을 추가했다. 

캘린더에 접속하면, 좌측 편에 내 캘린더에 보면 ‘할 일 목록’ 캘린더를 볼 수 있다. 이를 활성화하면 된다. 일정 관리하듯이 달력에 바로 할 일을 추가할 수 있다. 그날그날 해야 하는 여러 일을 입력해 놓으면, 유용하다. 일정과 할 일을 한눈에 파악할 수 있어 시간관리에 많은 도움이 되리라 생각한다.